KEBIJAKAN PRIVASI

Pendahuluan

Yayasan Sinergi Sahabat Peduli For Humanity adalah lembaga sosial kemanusiaan yang berdomisili di Sleman,Yogyakarta, Indonesia. Kami menjalankan kegiatan kemanusiaan yang melibatkan interaksi dengan pengunjung situs web, donatur, relawan, mitra, serta penerima manfaat program (beneficiaries), baik secara daring melalui situs web maupun secara luring melalui formulir kertas, kunjungan lapangan, distribusi bantuan, dan pendataan langsung di lokasi program.

Kebijakan Privasi ini berlaku untuk seluruh data pribadi yang kami kumpulkan dan proses, tanpa memandang media atau cara perolehannya. Dengan berinteraksi dengan kami-mengunjungi situs web, mendaftar sebagai relawan, memberikan donasi, atau menerima layanan/bantuan dari program kami-Anda dianggap telah membaca dan memahami kebijakan ini.

Kami memperlakukan data penerima manfaat dengan kehati-hatian ekstra, mengingat sebagian dari mereka berada dalam kondisi rentan (bencana, kemiskinan, konflik, atau situasi krisis lainnya).

Data yang Kami Kumpulkan

Jenis data yang kami kumpulkan berbeda tergantung peran Anda dalam berinteraksi dengan lembaga:

Kelompok Contoh data yang dikumpulkan
Pengunjung situs web : Alamat IP, jenis perangkat & peramban, halaman yang dikunjungi, data dari formulir kontak (nama, email, pesan)
Donatur & relawan : Nama lengkap, alamat, nomor telepon, email, nomor rekening/metode pembayaran, riwayat donasi, keahlian/minat relawan
Penerima manfaat : Nama, alamat/lokasi, usia, jenis kelamin, kondisi keluarga/ekonomi, kondisi kesehatan (jika relevan dengan program), foto/dokumentasi kegiatan, tanda tangan bukti penerimaan bantuan
Data lapangan (offline) : Data dari formulir kertas pendataan, hasil asesmen kunjungan lapangan, catatan verifikasi penerima bantuan

Kami berupaya membatasi pengumpulan data hanya pada yang benar-benar diperlukan untuk tujuan program (prinsip minimalisasi data).

Cara Kami Memperoleh Data

Langsung dari Anda — saat mengisi formulir di situs web, mendaftar sebagai relawan, berdonasi, atau mengisi formulir kertas saat pendataan/asesmen di lapangan.
Kunjungan & kegiatan lapangan — petugas dan relawan kami mencatat data secara langsung saat kunjungan rumah, distribusi bantuan, atau kegiatan pendampingan komunitas.
Otomatis dari situs web — melalui cookie dan teknologi serupa saat Anda mengakses situs kami (lihat bagian Cookie).
Dari pihak ketiga — misalnya rujukan dari pemerintah desa/kelurahan, mitra program, atau lembaga lain, dalam rangka verifikasi kelayakan penerima manfaat.

Tujuan Penggunaan Data

Menyalurkan dan mendistribusikan bantuan kemanusiaan secara tepat sasaran.
Melakukan verifikasi dan asesmen kelayakan penerima manfaat.
Mengelola donasi, termasuk penerbitan bukti donasi dan laporan pertanggungjawaban kepada donatur.
Mengelola pendaftaran dan penugasan relawan.
Berkomunikasi terkait program, permintaan, atau pertanyaan yang diajukan melalui situs web.
Menyusun laporan internal, laporan kepada mitra/donor, serta dokumentasi kegiatan (termasuk untuk keperluan transparansi dan akuntabilitas lembaga).
Memenuhi kewajiban hukum, termasuk pelaporan kepada regulator atau lembaga pengawas yayasan/organisasi nirlaba, jika diwajibkan.
Meningkatkan kualitas layanan dan program kami dari waktu ke waktu.

Kami tidak menggunakan data penerima manfaat untuk tujuan komersial atau memperjualbelikannya kepada pihak mana pun.

Berbagi Data dengan Pihak Lain

Kami tidak menjual data pribadi Anda. Data dapat dibagikan secara terbatas kepada:

Mitra program dan donor institusional — untuk keperluan pelaporan program, biasanya dalam bentuk data teragregasi/tidak diidentifikasi kecuali disyaratkan lain oleh kesepakatan kerja sama.
Pemerintah desa/kelurahan atau instansi terkait — untuk keperluan verifikasi dan koordinasi bantuan.
Penyedia jasa pihak ketiga (mis. penyedia sistem pembayaran, penyedia hosting situs web) — sebatas yang diperlukan untuk menjalankan operasional lembaga, dengan kewajiban kerahasiaan.
Otoritas berwenang — apabila diwajibkan oleh hukum yang berlaku.

Setiap pihak ketiga yang menerima data wajib terikat kewajiban kerahasiaan dan hanya boleh menggunakan data sesuai tujuan yang disepakati.

Menyalurkan dan mendistribusikan bantuan kemanusiaan secara tepat sasaran.
Melakukan verifikasi dan asesmen kelayakan penerima manfaat.
Mengelola donasi, termasuk penerbitan bukti donasi dan laporan pertanggungjawaban kepada donatur.
Mengelola pendaftaran dan penugasan relawan.
Berkomunikasi terkait program, permintaan, atau pertanyaan yang diajukan melalui situs web.
Menyusun laporan internal, laporan kepada mitra/donor, serta dokumentasi kegiatan (termasuk untuk keperluan transparansi dan akuntabilitas lembaga).
Memenuhi kewajiban hukum, termasuk pelaporan kepada regulator atau lembaga pengawas yayasan/organisasi nirlaba, jika diwajibkan.
Meningkatkan kualitas layanan dan program kami dari waktu ke waktu.

Kami tidak menggunakan data penerima manfaat untuk tujuan komersial atau memperjualbelikannya kepada pihak mana pun.

Data Anak & Kelompok Rentan

Perhatian khusus

Sebagian penerima manfaat program kami adalah anak-anak dan kelompok rentan (penyandang disabilitas, korban bencana/konflik, lanjut usia). Untuk data anak, kami mensyaratkan persetujuan dari orang tua/wali yang sah, kecuali dalam situasi darurat kemanusiaan di mana penundaan dapat membahayakan keselamatan anak. Kami membatasi akses terhadap data anak hanya kepada staf/relawan yang berkepentingan langsung, dan menghindari publikasi foto atau identitas anak tanpa persetujuan tertulis dari wali yang sah.

Keamanan Data

Kami menerapkan langkah teknis dan organisasi yang wajar untuk melindungi data pribadi dari akses tidak sah, kebocoran, kehilangan, atau penyalahgunaan, antara lain:

Pembatasan akses data (prinsip need-to-know) bagi staf dan relawan.
Penyimpanan dokumen fisik (formulir kertas) di tempat yang terkunci dan diarsipkan secara aman.
Enkripsi dan proteksi kata sandi untuk data digital.
Pelatihan berkala kepada staf dan relawan mengenai kerahasiaan dan penanganan data.

Meski demikian, tidak ada sistem yang sepenuhnya bebas risiko. Apabila terjadi insiden kebocoran data yang berdampak signifikan, kami akan menindaklanjutinya sesuai ketentuan UU PDP, termasuk pemberitahuan kepada subjek data dan otoritas terkait bila diwajibkan.

Jangka Waktu Penyimpanan

Kami menyimpan data pribadi hanya selama diperlukan untuk mencapai tujuan pengumpulannya, termasuk kewajiban pelaporan kepada donor/regulator, yaitu selama 5 tahun sejak program berakhir, kecuali diwajibkan lebih lama oleh peraturan perundang-undangan. Setelah masa retensi berakhir, data akan dihapus atau dianonimkan secara aman.

Cookie & Teknologi Situs

Situs web kami dapat menggunakan cookie dan teknologi serupa untuk mengingat preferensi pengunjung, menganalisis lalu lintas situs, dan meningkatkan pengalaman pengguna. Anda dapat mengatur atau menonaktifkan cookie melalui pengaturan peramban Anda; menonaktifkan cookie tertentu dapat memengaruhi fungsi situs.

Hak Anda atas Data Pribadi

Sesuai UU PDP, Anda memiliki hak-hak berikut atas data pribadi Anda:

Hak akses : meminta informasi mengenai data pribadi Anda yang kami proses.
Hak koreksi : meminta perbaikan data yang tidak akurat atau tidak lengkap.
Hak penghapusan : meminta penghapusan data sesuai ketentuan yang berlaku.
Hak menarik persetujuan : menarik persetujuan atas pemrosesan data yang sebelumnya diberikan.
Hak keberatan : mengajukan keberatan atas pemrosesan tertentu sesuai ketentuan hukum
Hak pengaduan : mengajukan pengaduan terkait dugaan pelanggaran.

Untuk menggunakan hak-hak di atas, silakan hubungi kami melalui kontak pada bagian akhir kebijakan ini. Kami akan menindaklanjuti permintaan Anda dalam waktu yang wajar sesuai ketentuan yang berlaku.

Perubahan Kebijakan

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan dengan perubahan praktik operasional atau ketentuan hukum. Versi terbaru akan selalu tersedia di situs web kami, disertai tanggal pembaruan.

Hubungi Kami

Jika Anda memiliki pertanyaan, permintaan, atau keluhan terkait Kebijakan Privasi ini atau penggunaan data pribadi Anda, silakan hubungi:

Yayasan Sinergi Sahabat Peduli For Humanity

Alamat :
Perum Jatimas Blok E1, Balecatur, Gamping, Sleman, Yogyakarta, Indonesia

Email :
Info@sinergisahabatpeduli.org

Whatapp :
+ 62 821-4605-0500